Qu'est-ce que le financement (ou cofinancement) de la formation en entreprise au Luxembourg ?

Selon les derniers chiffres publiés par l'Observatoire de la formation de l'INFPC (Institut national pour le développement de la formation professionnelle continue), plus de 2000 entreprises luxembourgeoises (soit 54,7% des salariés du secteur privé) bénéficient de l'aide de l'État en faveur de la formation professionnelle. Ce soutien financier se monte à 26,2 millions d’euros. Les entreprises concernées investissent en formation, en moyenne, 170€ par participant et 54€ par heure de formation. Autres chiffres éclairants sur les tendances de la formation au Luxembourg dans les entreprises privées aidées par l'État : les salariés suivent en moyenne 4 formations dans l'année, une formation se déroulant en général sur une durée légèrement supérieure à 3 heures.

Par son action, l'État encourage les organisations à investir en matière de formation professionnelle continue. Voyons précisément comment fonctionnent les mécanismes d'aide financière et comment les entreprises peuvent en tirer parti.

Bien comprendre le cofinancement de la formation au Luxembourg

Les entreprises du secteur privé légalement établies au Luxembourg et y exerçant principalement leurs activités sont en droit d'obtenir une aide de l’État pour financer la formation de leurs salariés. L'enveloppe financière correspond à 15% imposables du montant annuel investi en formation. Les salariés concernés par les actions de formation doivent être affiliés à la sécurité sociale luxembourgeoise et être titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée ou indéterminée. Une mesure spécifique, appelée "salariés +", ouvre droit à un cofinancement majoré. L'apport de l'État passe alors à 35% sur les frais des salariés en formation dès lors que ces derniers appartiennent à l'une des deux catégories suivantes :

• Salariés n'étant pas en possession d’un diplôme reconnu par les autorités publiques et qui ont une ancienneté de service inférieure à 10 ans à la date de début de mise en œuvre du plan de formation de l’entreprise.
• Salariés titulaires d'un diplôme reconnu ou ayant une ancienneté supérieure à 10 ans et qui sont âgés de plus de 45 ans à la date de début de mise en œuvre du plan de formation de l’entreprise.

Le cofinancement est réservé aux formations entrant dans les catégories suivantes :

• Langues.
• Informatique - Bureautique,
• Management - Gestion Ressources Humaines.
• Finances - Comptabilité - Droit.
• Qualité - ISO - Sécurité.
• Adaptation au poste de travail (ces formations regroupent un formateur interne et un seul participant et interviennent en cas de nouvelle embauche, de mutation ou de mise à niveau. Elles s'adressent à un salarié non qualifié ou dont le diplôme n'est pas en lien avec le poste de travail).
• Technique - Métiers (ces formations ciblent les métiers spécifiques à l'entreprise et ne peuvent être classées dans aucune autre catégorie). 

Il peut s'agir de formations en présentiel externes ou internes et de formations en e-learning.

À noter : l'aide de l'État ne concerne pas les formations continues obligatoires dans le cadre de l'exercice de professions réglementées.

Qu'est-ce que le financement ou cofinancement de la formation au Luxembourg ?

Le cofinancement de la formation au Luxembourg fait référence à l'aide financière de l'État dans le cadre de la formation professionnelle continue. Effectif depuis 2018, son objectif est de soutenir l'investissement des entreprises (hors secteur public) dans le développement des compétences de leur personnel.

Près de 30% des entreprises privées d'au moins 10 salariés ont recours au dispositif de cofinancement de la formation. Autre donnée intéressante : les organisations de 250 salariés et plus captent les 2/3 de l’aide financière. En moyenne, les entreprises bénéficiant du dispositif de cofinancement consacrent 1,1% de leur masse salariale à la formation. (source : Observatoire de la formation)

Les frontaliers sont-ils éligibles au cofinancement de la formation au Luxembourg ?

La question du lieu de résidence des collaborateurs n'intervient pas dans la décision de l'État d'apporter son soutien financier. Le cofinancement s'applique dès lors que les salariés disposent d'un contrat de travail à durée déterminée ou indéterminée et sont affiliés à la sécurité sociale luxembourgeoise. Or, un frontalier est systématiquement assuré au Luxembourg. "Son pays compétent en matière de soins de santé est le pays où il travaille", rappelle la Caisse Nationale de Santé (CNS). Légalement, toute personne exerçant une occupation professionnelle rémunérée au Luxembourg est obligatoirement affiliée auprès des organismes de la sécurité sociale luxembourgeoise.

Quelles sont les aides liées au financement de la formation continue au Luxembourg ?

Le cofinancement de l'État : une mesure phare

Les entreprises luxembourgeoises peuvent demander un cofinancement public de leurs actions de formation. Nous l'avons vu, la participation de l'État est fixée à 15% imposables du montant annuel investi en formation. Cette aide couvre plusieurs types de dépenses engagées lors de la mise en œuvre du plan de formation de l'entreprise. La loi du 29 août 2017 en dresse la liste.

Il s'agit :

• Des droits d’inscription des participants à la formation.
• Des frais de restauration et d’hébergement.
• Des frais de déplacement des participants et des formateurs internes.
• Du coût salarial des formateurs internes.
• Du coût des fournisseurs-formateurs et des organismes de formation externes.
• Du coût salarial des participants calculé sur la base d’un salaire horaire moyen résultant du montant inscrit sur le certificat renseignant sur la masse salariale émis par le Centre commun de la sécurité sociale.
• Du coût du réviseur d’entreprise relatif à l’examen du décompte financier.
• Des frais de logiciel de gestion de la formation.
• Des frais de cotisation, basés sur une convention collective ou un accord interprofessionnel, pour les organismes de formation. 

En outre, l’État prend en charge les frais de constitution du dossier de demande de cofinancement à hauteur de 500 euros.

Le soutien de l'État à la formation en cas de chômage partiel

En parallèle du dispositif global de cofinancement, l'État fournit une aide dans le cas spécifique de la formation continue pendant une période de chômage partiel. L'apport financier se traduit par une augmentation de 80% à 90% du remboursement des salaires normalement perçus par les salariés lors des heures chômées (dès lors que ceux-ci suivent une action de formation pendant cette période).

Comment effectuer une demande de cofinancement de la formation à l'État luxembourgeois pour une entreprise ?

Pour bénéficier du soutien de l'État dans le cadre de la formation professionnelle continue, l'entreprise (ou le groupe d'entreprises) est tenue d'effectuer une demande de cofinancement via une procédure unique, accessible sur le portail lifelong-learning.lu. 

Il convient de remplir un formulaire en ligne (fichier Excel) comportant divers onglets. Les données à remplir sont de plusieurs ordres : informations sur l'entreprise et ses salariés, informations relatives aux formations réalisées, dès lors qu'elles entrent dans l'une des 7 catégories mentionnées précédemment. Pour chaque formation, l'entreprise enregistre une série de renseignements : type de formation (formation externe, formation interne, formation en e-learning), nom de l'organisme de formation, numéro d'agrément de l'organisme de formation, identification du formateur interne, lieu, date et durée de la formation, nombre de participants, sexe et qualifications de ces derniers, frais engagés...

Le dernier onglet, intitulé "budget global", récapitule le coût, le nombre de participants et le nombre d'heures de formation par catégorie de formation ; il affiche enfin l'investissement annuel total de l'entreprise dans la formation de ses salariés. 

La demande de cofinancement implique de joindre un certain nombre de pièces justificatives :

• Certificat renseignant sur le nombre de salariés occupés.
• Certificat renseignant sur la masse salariale.
• Attestations de formation de chaque participant à une formation externe entrant dans l'une des 7 catégories de formation précédemment listées. 
• Notes de frais des salariés et preuves de paiement (copies de virement bancaire par exemple).
• Factures de l'organisme de formation et preuves de paiement (copies de virement bancaire par exemple).
• Listes de présence des formations.
• Relevé d'identité bancaire.

La demande de cofinancement (fichier Excel imprimé + justificatifs imprimés + clé USB ou CD contenant la version électronique du fichier Excel) doit être envoyée en recommandé avec accusé de réception (ou par colis avec suivi d'expédition) à l'INFPC, et ce dans le respect des délais légaux (délai de 5 mois après la clôture de l’exercice d’exploitation, donc pour le 31 mai au plus tard).

Un tutoriel vidéo est disponible sur le site lifelong-learning.lu.

Précisons qu'une plateforme LMS telle que Rise Up facilite la compilation des informations nécessaires à la demande de cofinancement. En effet, la solution logicielle fait remonter les données de suivi des participants et des formations ; en outre, l'outil stocke l'ensemble des documents en lien avec la formation, comme les certificats de fin de formation.

Quel est le montant du cofinancement pour la formation professionnelle continue ?

Le montant du cofinancement s'élève à 15% du coût de l'investissement en formation réalisé par l'entreprise au cours de l'exercice d'exploitation. La loi du 29 août 2017 portant modification du Code du travail précise que l'investissement en formation est plafonné en fonction du nombre de salariés de l'entreprise. Il ne peut dépasser :

• 20% de la masse salariale pour les entreprises comptant de 1 à 9 salariés.
• 3% de la masse salariale pour les entreprises comptant de 10 à 249 salariés.
• 2% de la masse salariale pour les entreprises comptant au moins 250 salariés. 

Rappelons qu'une majoration de la participation financière de l'État à hauteur de 20% s'applique sur le coût salarial des "salariés +".

Formation professionnelle continue au Luxembourg - FAQ

Comment obtenir un financement pour une formation ou le remboursement des frais engagés ?

L'État luxembourgeois s'engage en faveur de la formation continue des salariés en apportant un soutien financier aux entreprises. Ce cofinancement public permet d'impulser des plans de formation plus ambitieux à destination des salariés du secteur privé. Le montant de l'aide est calculé à partir des actions de formation réalisées au cours de l'année précédente.

Les salariés du secteur privé ont également la possibilité de demander un congé individuel de formation à leur employeur (voir ci-après). 

Les demandeurs d'emploi peuvent de leur côté faire appel à l'Adem (Agence pour le développement de l'emploi) afin d'acquérir ou d'approfondir leurs compétences et faciliter leur accès ou leur retour sur le marché du travail. Les demandeurs d'emploi réalisent l'avance de frais et effectuent ensuite une demande de remboursement partiel auprès de l'Adem.

Existe-t-il un compte formation au Luxembourg, sur le modèle du CPF en France ?

Le compte personnel de formation (CPF) permet aux actifs de cumuler des droits à la formation tout au long de leur parcours professionnel, de leur entrée dans la vie active jusqu'à leur départ en retraite. La personne utilise ses droits pour se former selon ses besoins au cours de sa carrière. Au Luxembourg, un dispositif de ce type n'existe pas. Les salariés et travailleurs indépendants se tournent vers le congé individuel de formation.

Comment se faire financer une formation par l'employeur au Luxembourg : le congé individuel de formation

Le congé individuel de formation correspond à un congé spécifique en vue de se former dans un objectif de réorientation professionnelle ou de perfectionnement des compétences. Les salariés du secteur privé ayant au moins 6 mois d'ancienneté dans l'entreprise sont en droit d'en faire la demande, tout comme les indépendants, ces derniers devant être affiliés à la sécurité sociale luxembourgeoise depuis 2 ans au minimum. La formation des indépendants est indemnisée par l'État, alors que l'employeur assure le financement du congé individuel de formation de ses salariés.