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Toute organisation s’appuie sur des données pour analyser ses résultats, affiner sa stratégie et - objectif ultime - améliorer ses performances. Cette data constitue une masse d’informations provenant de plusieurs sources, en particulier le SIRH (système d’information de ressources humaines) et le CRM, qui permet de “tracker” l’activité commerciale de l’entreprise. Il existe un autre logiciel qui fournit des données particulièrement intéressantes… Vous avez deviné ? C’est bien sûr votre LMS !
À la croisée de ces différentes applications se trouve l’interconnexion. Synchroniser l’ensemble des données remontées par les différents outils internes se révèle aujourd’hui indispensable. Dans ce contexte, le Learning Management System doit être compatible avec les autres applications de l’organisation. Voyons tout de suite, concrètement, quels sont les enjeux de l’intégration du LMS !
LMS et intégration : de quoi s’agit-il ?
L’intégration du LMS ou de la LXP est sa capacité à s’interconnecter avec les autres applications internes à l’entreprise, qu’il s’agisse des logiciels de gestion de la paie et des ressources humaines ou du CRM par exemple. En d’autres termes, l’intégration désigne la compatibilité du Learning Management System avec l’ensemble des programmes fournissant des informations clés sur les collaborateurs et les clients. L’objectif est de croiser ces données afin d’automatiser certaines tâches, de gagner en fluidité, en productivité et d’améliorer les résultats des formations.
Cette interconnexion peut être réalisée via différents protocoles : APIs, SCORM, SAML en particulier. Un LMS comme Rise Up dispose de ces technologies.
Plateforme LMS et intégration : pourquoi est-ce important ?
1. Accès facilité grâce au SSO
SSO : définition
Qu’est-ce qu’un SSO ? Ce sigle anglais signifie single sign-on, que l’on peut traduire par “une seule connexion”. Utile pour tous types d’organisations, il s’agit d’une technologie d’authentification unique. Il est dès lors possible d’accéder à de multiples logiciels et applications en se connectant avec un seul identifiant. Une fois l’utilisateur “loggé” au SSO, le service indique à chaque programme qu’il est connecté.
Les avantages du SSO
À la clé : un accès plus facile et rapide aux différentes applications mais aussi une sécurité accrue. Résultat : un réel gain en productivité. Avec le SSO, finie la gestion (et l’oubli parfois !) d’une longue liste de noms d’utilisateurs et de mots de passe !
2. Onboarding simplifié
Par extension, une connexion au SSO apporte un autre bénéfice dans le cadre de la formation professionnelle : elle facilite l’onboarding. Intégrer une formation devient un jeu d’enfant ! Concrètement, une fois connecté au LMS, l’apprenant accède automatiquement au contenu proposé par l’organisme de formation partenaire de l’entreprise. Il n’a pas besoin de s’identifier à nouveau. Voilà un processus rapide et fluide dont profitent les collaborateurs suivant une formation en distanciel !
3. Inscription instantanée aux formations
Une plateforme LMS bénéficiant d’une intégration aux autres applications de l’entreprise présente des atouts pour les apprenants, mais pas seulement ! Toutes les parties prenantes y trouvent des avantages : responsable de formation, service des ressources humaines, formateurs, managers.
Ainsi, il est aisé de créer des profils d’apprenants en quelques clics et de les inscrire instantanément aux formations dont ils ont besoin. Difficile de faire plus simple et plus rapide ! Le temps où les responsables de formation étaient obligés de créer des listes d’apprenants manuellement pour chaque session, puis de les envoyer à l’organisme de formation, est bel et bien révolu ! Autre travail en moins à réaliser : échanger par e-mails à de multiples reprises avec chaque collaborateur.
Toutes les tâches manuelles, bien souvent chronophages, sont éliminées et le délai d’inscription aux formations est réduit au maximum.
4. Augmentation du trafic dans le LMS et le LXP
La compatibilité de la plateforme LMS ou LXP avec les autres programmes de l’organisation (ainsi qu’avec le système d’information de l’organisme de formation) rend l’expérience d’apprentissage meilleure. Le collaborateur peut se concentrer uniquement sur sa montée en compétences, sans être “pollué” par des lourdeurs ou complexités techniques, notamment pour accéder à ses formations en ligne. Résultat : le trafic sur les plateformes LMS / LXP augmente.
Cet avantage de l’intégration est d’autant plus intéressant qu’il se couple avec la puissance technologique des plateformes LMS / LXP. Qu’entendons-nous par là ? Tout simplement que les LMS et LXP évoluent sans cesse vers plus d’attractivité en améliorant l’expérience utilisateur. À ce titre, les éditeurs développent toute une palette de fonctionnalités destinées, elles aussi, à accroître le trafic. Personnalisation des parcours de formation, mobile learning, social learning, gamification : autant d’avancées qui viennent compléter les atouts de l’intégration.
En conséquence, le trafic est véritablement boosté… donc l’efficacité des formations également. Le trafic sur la plateforme fait d’ailleurs souvent partie des KPI (indicateurs clés de performance) étudiés par les responsables de formation. Cette donnée vient s’ajouter à d’autres informations indispensables pour mesurer la performance du dispositif de formation : taux de réussite et taux de complétion en particulier.
5. Rapports et évaluations automatiques
Vous l’avez déjà compris : le duo LMS et intégration permet d’automatiser un grand nombre d’activités. C’est le cas des inscriptions et de l’accès aux formations mais aussi, en bout de chaîne, de la production de rapports et des évaluations. Au cœur du processus : la norme SCORM (Shareable Content Object Reference Model), utilisée pour la conception des contenus d’apprentissage.
SCORM crée un lien entre le contenu et la plateforme LMS afin que les deux puissent communiquer. Cette interaction rend possible un suivi automatisé des progrès de l’apprenant. Les responsables de formation consultent chiffres et statistiques générés automatiquement. Parmi eux, la durée des sessions (temps passé par les collaborateurs sur la plateforme) et le statut (formation “en cours”, “terminée”) par exemple.
6. Optimisation du temps passé sur les tâches administratives
Côté administratif, les bénéfices de l’intégration LMS / LXP coulent presque de source. Entrer des données, en assurer la maintenance puis les rapprocher d’autres sources sont des activités qui prennent énormément de temps et parfois sources d’erreurs. Avec l’interconnexion automatique des différentes applications, ces problèmes sont résolus.
Le workflow, autrement dit le flux des tâches, gagne en fluidité, car chaque étape devient plus rapide et sécurisée. Ajouter en un clic des apprenants à une mailing list, faire remonter les erreurs des apprenants aux quiz d’un module e-learning ou encore, comme on l’a vu, inscrire automatiquement les collaborateurs à des formations en fonction de critères paramétrées en amont : voilà quelques missions remplies aisément grâce à l’intégration du LMS. En un mot, plateforme LMS et intégration sont indissociables !
