Pourquoi utiliser une plateforme d'e-learning pour encadrer la formation professionnelle ?

La transformation digitale de l'entreprise, à l'œuvre depuis quelques années, touche en particulier les actions et les stratégies RH. Dans ce cadre, la formation professionnelle est fortement impactée. Le baromètre des DRH 2023 publié par WTW révèle ainsi que les solutions digitales en matière de formation sont considérées comme extrêmement importantes par 68% des DRH sondés. 

La dématérialisation des dispositifs de formation, ou tout au moins d'une partie d'entre eux, amène de réels bénéfices à l'entreprise. Les plateformes e-learning de type LMS permettent d'alléger le processus de formation, tout en offrant une meilleure expérience aux apprenants, qui bénéficient de plus d'autonomie et de flexibilité. Une plateforme d'apprentissage s'avère en outre fort utile aux formateurs et concepteurs pédagogiques : ils ont à leur disposition une palette d'outils pour créer une formation en e-learning efficace.

Quelles sont les principales caractéristiques d'une plateforme e-learning ? Comment la mettre en place et en tirer parti ? Comment le LMS Rise Up vous aide-t-il dans la création de contenu et l'amélioration de vos cours en ligne ? Réponses dans cet article ! 

C'est quoi une plateforme d'e-learning ?

Une plateforme e-learning désigne un support technique, en général un logiciel, sur lequel il est possible de concevoir, d'organiser et de suivre une formation à distance et en ligne. Il s'agit d'un solution informatique fournie par un éditeur spécialisé. Ce type de plateforme constitue à lui seul un véritable système de gestion de la formation. En entreprise, la plateforme e-learning est utilisée aussi bien par les équipes RH que les formateurs, les managers et les collaborateurs. 

Le Learning Management System, ou LMS, constitue le logiciel phare en matière de plateformes d'apprentissage. D'après le baromètre du digital learning 2023 de l'ISTF, les deux tiers des organisations utilisent un LMS dans leurs projets de digital learning. La plateforme rassemble toutes les informations en lien avec les formations et les apprenants, propose un outil auteur pour la conception des cours en ligne et offre un large éventail de formations digitales prêtes à l'emploi. De nombreux LMS disposent en outre d'une application mobile. Les apprenants peuvent ainsi se former à tout moment via leur smartphone, même sans connexion Internet.  

Qu'est-ce qu'une plateforme e-learning open source ? 

Une plateforme e-learning gratuite

Une plateforme e-learning open source correspond à un logiciel de type LMS dont le code informatique est accessible gratuitement à tout particulier ou entreprise. Le programme, créé initialement par une communauté de contributeurs, peut être modifié et personnalisé librement.

Une plateforme e-learning née avec les MOOC

Comme toute plateforme e-learning, les solutions open source hébergent des cours en ligne, des activités d'apprentissage diversifiées ainsi que des communautés d'apprenants. 

Le Learning Management System open source s'est démocratisé avec la montée en puissance des MOOC (Massive Open Online Course, "cours en ligne ouvert et massif" en français). Il gagne aujourd'hui la sphère de la formation professionnelle. Les entreprises y trouvent certains avantages, en particulier :

• Le prix (la solution est gratuite, bien qu'elle exige souvent du personnel compétent en interne, voire un prestataire externe, pour effectuer les paramétrages et les mises à jour, qui demandent des compétences techniques spécifiques).
• La personnalisation totale de la plateforme.
• Une communauté de codeurs active auprès de laquelle trouver de l'aide.

Quelle est la meilleure plateforme e-learning au regard de vos besoins en formation ?

Comment bien choisir sa plateforme e-learning ? Une question cruciale pour les organisations qui souhaitent développer et/ou améliorer leurs dispositifs de formation à distance. En réalité, il n'existe pas de bonnes ou de mauvaises plateformes. La clé est de cibler parfaitement ses besoins et ses problématiques, de fixer des objectifs pédagogiques clairs et de bien connaître le profil des utilisateurs. Une bonne plateforme d'apprentissage se mesure avant tout au progrès des apprenants.  

Le marché des LMS est vaste. De nombreuses solutions s'avèrent fiables, robustes, bénéficient d'un support client efficace et offrent une réelle facilité d'utilisation. Il convient d'étudier précisément les fonctionnalités et services proposés, ainsi que les options, pour bien choisir sa plateforme e-learning. Les principales caractéristiques des LMS comprennent :

• Un outil de création de contenu.
• Des modalités pédagogiques variées : social learning, mobile learning, interactive learning, microlearning ou encore collaborative learning. 
• Des possibilités d'intégration dans l'écosystème digital de l'entreprise. Un LMS tel que Rise Up s'intègre en particulier dans le CRM Salesforce et l'application Microsoft Teams, pour une formation déployée en continu auprès des salariés.
• Des forums de discussion et une messagerie privée pour faciliter les échanges. 
• Des tableaux de bord et des rapports personnalisés pour optimiser le suivi des apprenants et l'analyse des formations.

Quels sont les avantages d'une plateforme e-learning en entreprise (LMS) ?

Des collaborateurs formés facilement sur une plateforme d'apprentissage en ligne

Suivre des formations via une plateforme e-learning simplifie l'accès à l'apprentissage pour les collaborateurs et facilite la gestion des dispositifs pour les administrateurs. L'organisation, chronophage, des sessions en présentiel, de même que les contraintes inhérentes à la formation en salle (dates, horaires et lieux prédéterminés) disparaissent. Des actions répétitives telles que les inscriptions ou l'envoi de rappels aux apprenants sont automatisées.

Le passage au digital, avec des cours en ligne accessibles 24h/24 sur un outil de type LMS, va de pair avec un assouplissement du processus de formation. Les apprenants voient en outre leur positionnement évoluer : ils deviennent véritablement acteurs de leur parcours d'apprentissage. Ils avancent à leur rythme, consultent leurs contenus où et quand ils le souhaitent, depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Ils bénéficient d'une autonomie quasi-totale : les Learning Managements Systems embarquent en effet un catalogue de formations sur étagère en accès libre. Les apprenants effectuent leurs recherches en toute simplicité. Quelques minutes suffisent pour se voir proposer les contenus correspondant à ses besoins. En outre, leur interface utilisateur reste à portée de main, même hors ligne. 

Ajoutons que les plateformes d'apprentissage mettent l'accent sur l'ergonomie et la facilité d'utilisation. Intuitifs, ne demandant aucune connaissance technique spécifique, les LMS font, de ce point de vue également, gagner un temps conséquent. Cette caractéristique assure de plus un accès à la formation aux collaborateurs ne possédant pas de compétences digitales poussées. À noter toutefois qu'un accompagnement peut être nécessaire pour une prise en main optimale chez les apprenants peu habitués à manier les outils numériques.

Autre atout des LMS : ses fonctionnalités s'adaptent aussi bien aux besoins des TPE, PME qu'à ceux des grandes entreprises. En effet, le nombre d'apprenants n'est pas limité.

Enfin, il est évident que les plateformes e-learning entrent en cohérence totale avec les nouveaux modes de travail : télétravail et travail hybride, et satisfont en cela la demande des salariés pour plus de flexibilité et de liberté d'organisation.

Des tarifs avantageux, des économies sur les dépenses en formation

Concernant les prix des LMS, plusieurs formules existent. Nous l'avons vu, les solutions open source sont gratuites à l'acquisition.

Les plateformes payantes, souvent basées sur le cloud, suivent principalement deux modèles de tarification :

• Souscription à la solution cloud + frais par nombre d'utilisateurs.
• Souscription à la solution cloud + paiement d'une licence annuelle ou mensuelle (le nombre d'utilisateurs est dans ce cas illimité). 

Quelques LMS proposent un essai gratuit sur une durée limitée. 

De manière générale, les tarifs d'une plateforme d'apprentissage restent avantageux au regard du coût de la formation en présentiel. L'investissement est rentabilisé au fil de l'utilisation du LMS, alors qu'une formation en salle induit une série de dépenses incompressibles (location de salle, frais de déplacement et de restauration, présence d'un formateur, etc.). 

Autre source d'économies : les formations sur étagère présentes dans le LMS. Ces cours en ligne fournis clé en main sont immédiatement utilisables par les apprenants, comme on l'a vu. L'entreprise n'a plus besoin de faire appel à un formateur ni de financer la création de contenu dès lors que la compétence fait l'objet d'une formation prête à l'emploi. 

Une montée en compétences accélérée grâce à un outil polyvalent

Une plateforme de formation e-learning performante répond à toutes les demandes des apprenants, et ce dans un laps de temps très court. Besoin de maîtriser rapidement une langue étrangère (à la suite de l'ouverture d'une filiale à l'étranger par exemple) ?

Il suffit de sélectionner une formation sur étagère ciblée sur la langue souhaitée. Un processus qui ne prend que quelques minutes sur un LMS.  Besoin d'acquérir une nouvelle compétence dans le cadre d'une redéfinition de poste ou d'une promotion, et ce malgré un emploi du temps très chargé ? Là encore, la plateforme e-learning constitue l'outil parfait : le collaborateur n'a pas à bloquer de demi-journées ou de journées entières pour se former. Il cale ses temps de formation en fonction de ses disponibilités et s'organise comme il le souhaite pour avancer dans son parcours.

Les méthodes pédagogiques se sont adaptées à cette tendance aux sessions courtes, répétitives et suivies de plus en plus sur smartphone. Le microlearning, basé en général sur des modules vidéos de quelques minutes, associé au mobile learning, facilite ainsi la mémorisation des savoirs. 

Dernier facteur accélérant la montée en compétences : la possibilité de bénéficier de formations individualisées, donc parfaitement ciblées sur les attentes de l'apprenant. Les sessions d'apprentissage sont donc optimisées et captent l'attention du collaborateur du début à la fin. Des caractéristiques qui font défaut à la formation en présentiel, qui réunit potentiellement des individus aux profils et aux niveaux différents. 

Une amélioration de la performance des collaborateurs 

Autre avantage d'une plateforme d'apprentissage en ligne : elle conduit à de meilleures performances individuelles. Plusieurs raisons à cela. Tout d'abord, qu'elle soit utilisée par une TPE ou une grande entreprise, sa souplesse permet une adaptation constante aux problématiques et aux objectifs de l'organisation. Mutation des métiers, digitalisation de nombreux secteurs d'activité, contexte économique changeant : des éléments qui ont un impact sur les besoins en formation. Les programmes doivent souvent être mis à jour, redéfinis, or la création de contenu prend du temps. Une plateforme e-learning, grâce à son outil auteur puissant, est l'outil idéal pour les formateurs et concepteurs pédagogiques. Les formations sur étagère, de leur côté, bénéficient d'une actualisation fréquente. 

En outre, les méthodes pédagogiques employées sur une plateforme e-learning optimisent l'engagement apprenant. Les activités interactives et les échanges d'expertise entre pairs sont mis en avant, renforçant l'implication des collaborateurs. 

Enfin, le learning in the flow of work (apprentissage dans le flux de travail, en français) est lui aussi gage d'une performance individuelle accrue. En effet, le LIFOW ancre la formation dans le quotidien du salarié. Celui-ci n'interrompt plus ses tâches pour se former. Il se connecte aux ressources et contenus de formation directement depuis son espace de travail. Rise Up s'engage d'ailleurs dans cette approche en intégrant son application dans Microsoft Teams. Le principal intérêt est d'utiliser immédiatement les connaissances acquises. Objectifs : accélérer son rythme de travail et rendre ce dernier plus qualitatif.  

Un outil e-learning avec une connexion simple à votre environnement de travail

Les possibilités d'intégration font justement partie des points forts des plateformes de formation e-learning. L'idée est d'associer le LMS et l'écosystème informatique de l'entreprise dans le but de fluidifier la gestion de la formation mais aussi de faciliter l'apprentissage. 

Ainsi, du côté des administrateurs, l'intégration de la plateforme e-learning au SIRH apporte plusieurs bénéfices : mises à jour instantanées et sécurisation des process (les données ne sont saisies qu'une seule fois), inscriptions automatiques à certaines formations (dans le cadre d'un onboarding par exemple), vision globale de l'évolution des collaborateurs (grâce à la combinaison des formations suivies et des performances). Notons également les interconnexions possibles entre le LMS et les logiciels de gestion de talents de type TMS (Talent Management System). 

Du côté des apprenants, nous avons vu la puissance de l'intégration du LMS dans la digital workplace. Les équipes commerciales bénéficient en plus d'un accès à leur plateforme de formation depuis l'interface de leur CRM. Rise Up s'est associé à Salesforce pour apporter aux commerciaux une solution de formation destinée à booster leurs résultats. Les collaborateurs se forment directement depuis leur environnement de travail et accèdent en temps réel aux contenus dont ils ont besoin. 

Enfin, certains LMS offrent une connexion à une série d'outils e-learning, comme l'outil auteur Elucidat, l'outil de création Flowsparks ou encore Edlfex, plateforme d’agrégation de contenus de formation en ligne destinée aux grandes entreprises.  

Comment mettre en place un projet de formation sur une plateforme e-learning ?

Définir les objectifs de l'enseignement en ligne et les compétences à acquérir par vos collaborateurs

Avant de faire l'acquisition d'une plateforme e-learning telle qu'un LMS, un travail approfondi sur le projet de formation est nécessaire. Toutes les parties prenantes doivent s'accorder sur les objectifs des cours en ligne. Pour cela, il faut prendre en compte plusieurs dimensions : 

• La stratégie de l'entreprise, son positionnement sur son marché, ses objectifs en matière de performance opérationnelle. La question essentielle à se poser est la suivante : comment utiliser de manière optimale le capital humain de l'organisation pour rester compétitif et améliorer les résultats ?
• Les axes de développement et défis à venir : comment l'entreprise compte-t-elle grandir : en créant de nouveaux produits, en s'ouvrant à l'international par exemple ?
• La politique de gestion des talents : les actions mises en œuvre pour accompagner le développement professionnel et l'évolution de carrière des salariés sont-elles efficaces ? Les collaborateurs sont-ils suffisamment engagés dans leur activité ?
• Le skill gap : quelles compétences manquent à l'entreprise ? Dans quelle mesure cette dernière est-elle affectée par la mutation des métiers et/ou de son secteur d'activités ?
• Les besoins exprimés par les collaborateurs eux-mêmes. Être à l'écoute de leurs demandes en termes d'acquisition de compétences, prendre en compte leurs souhaits conduiront à renforcer leur implication et leur motivation. 
• Les programmes de formation actuels : mènent-ils à une montée en compétences concrète, mesurable ? Autrement dit, quel est l'impact des parcours de formation déjà mis en place sur les performances des collaborateurs ? Que faudrait-il améliorer pour rendre les dispositifs plus efficaces ?

Travailler sur ces sujets essentiels permettra de dégager les objectifs pédagogiques assignés aux futures formations déployées sur le Learning Management System. Il conviendra alors de les organiser, c'est-à-dire de les classer et de les hiérarchiser. Une tâche qui conduira à définir les formations prioritaires ainsi que leur public cible. 

Ces questionnements interviennent par ailleurs dans un contexte spécifique : de nouveaux modes de travail se sont installés, et avec eux de nouvelles demandes de la part des collaborateurs. Travail hybride, télétravail font désormais partie de leur quotidien. Selon le baromètre des DRH 2023 de WTW, soutenir et accompagner la transformation de l’entreprise constituent ainsi la priorité absolue pour 83% des DRH. La formation doit suivre ce mouvement en s'appuyant sur le distanciel. Les salariés souhaitent plus de flexibilité et d'autonomie dans leur apprentissage. Obtenir des réponses immédiates pour progresser dans leurs tâches, s'organiser sans subir les contraintes d'une formation en présentiel, avoir accès rapidement à des parcours de formation motivants, qui correspondent à leurs besoins : autant de souhaits exprimés par les collaborateurs. L'attente est donc forte en matière d'e-learning. 

Diversifier les supports pédagogiques 

Une fois les objectifs déterminés, les compétences ciblées et priorisées, une deuxième étape s'ouvre : la réflexion autour des ressources pédagogiques à développer puis la création de contenu à proprement parler. Une étape capitale puisque la qualité des cours en ligne influera sur le comportement des apprenants et, in fine, sur l'efficacité de leur montée en compétences. Des contenus statiques et uniformes susciteront ennui et frustration. La formation ne sera pas jugée qualitative et ne donnera pas de bons résultats.

Or, une plateforme d'apprentissage de qualité offre des fonctionnalités facilitant la conception de contenus de formation engageants. Les formateurs et concepteurs pédagogiques doivent capitaliser sur les nombreuses possibilités des LMS concernant la création de cours en ligne. Le support client leur vient également en aide pour une prise en main optimale de l'outil. 

Si les supports textuels (présentation, résumé des notions abordées, articles émanant de sites web, documentation complémentaire au cours, etc.) restent pertinents, ils ne suffisent pas. Rythmer une formation, améliorer un contenu de base, passent par l'utilisation :

• De contenus vidéos. L'outil auteur présent sur les LMS permet aux formateurs d'importer leurs propres vidéos pour construire des modules plus dynamiques. Les formats courts sont particulièrement appréciés : impactants, synthétiques, ils s'adaptent au rythme de travail des collaborateurs.
• De contenus audios. Insérer des podcasts dans ses formations digitales : une excellente idée. Les salariés peuvent ainsi mettre à profit un trajet ou une courte pause pour écouter un cours.
• De contenus animés. Indispensables pour maintenir l'attention des apprenants, les contenus dynamiques deviennent incontournables dans un parcours de formation en e-learning. Contenus en motion design, serious games, vidéos interactives... : les formateurs ont de nombreuses pistes à explorer.
• De quiz et tests interactifs. D'un abord plus ludique que les évaluations classiques, les quiz et tests interactifs apportent une valeur ajoutée plébiscitée par les collaborateurs. 

Associer différentes modalités pédagogiques : classes virtuelles, collaborative learning, mobile learning...

En complément de contenus pertinents, il convient de choisir les bonnes méthodes pédagogiques à déployer sur la plateforme d'apprentissage. Un enseignement non adapté au digital, avec des apprenants maintenus dans une posture passive par exemple, sera source de décrochages et d'échecs. Une fois de plus, de nombreux outils accessibles aisément depuis l'interface du LMS viennent aider les formateurs et concepteurs pédagogiques à construire des cours en ligne pertinents. 

Les classes virtuelles ont par exemple prouvé leur efficacité. Elles sont plébiscitées par plus des deux tiers des professionnels de la formation selon le baromètre du digital learning 2023 de l'ISTF. Le social learning et le collaborative learning offrent un excellent complément en misant sur la collaboration et l'échange d'expertises entre collaborateurs. Le mobile learning et le microlearning, de leur côté, favorisent un apprentissage par "petites touches", au rythme de courtes séquences répétées régulièrement.

Enfin, les modules vidéos complets, socle traditionnel de l'e-learning, restent une base essentielle dans la conception de parcours de formation en distanciel. 

Choisir et intégrer la plateforme d'apprentissage en e-learning

Bien choisir son logiciel e-learning revêt une grande importance. La plateforme e-learning constitue l'outil central de tout projet de formation en ligne. Elle héberge l'ensemble des contenus pédagogiques, offre une interface personnalisée aux apprenants ; au-delà, elle constitue à elle seule un système de gestion de la formation complet, nous l'avons dit. 

Plusieurs critères interviennent dans le choix d'une plateforme d'apprentissage de type LMS :

• Les principales caractéristiques de la solution (à mettre au regard des objectifs et des besoins que l'entreprise a définis précédemment) : fonctionnalités, options, outils (en particulier l'outil auteur), présence ou non d'un catalogue de formations sur étagère, génération de rapports personnalisés, qualité du support client...
• L'interface du logiciel : ergonomie, simplicité d'utilisation, adaptation à tous les écrans...
• La compatibilité avec les modules en format SCORM, intégration au SIRH et à la digital workplace...
• Le prix, l'éventuelle possibilité de bénéficier d'un essai gratuit.

Suivre et analyser les performances de la plateforme e-learning

Le lancement du programme de formation sur la plateforme e-learning ouvre une dernière étape, qui consiste à suivre les apprenants dans leur progression et à analyser les performances du dispositif. Administrateurs et managers prennent connaissance en quelques clics de l'avancée du collaborateur dans son parcours. Par ailleurs, des indicateurs clés remontent automatiquement, donnant une vision claire et synthétique des formations en cours et terminées : taux de réussite, taux de complétion, temps de formation (par exemple : combien d'heures par mois les collaborateurs consacrent-ils à se former ?), formats pédagogiques préférés, thèmes plébiscités / délaissés, etc. Les équipes RH peuvent consulter des rapports et des tableaux de bord personnalisés. En complément, il est recommandé de recueillir les feedbacks des apprenants. Là aussi, le LMS facilite l'opération : il suffit d'automatiser l'envoi d'un sondage une fois que le collaborateur a terminé sa formation.  

Ces données, compilées et analysées, s'avèrent capitales pour faire évoluer le dispositif de formation. Plusieurs axes d'amélioration potentielles se dégagent : l'ajout de mises à jour pour répondre à l'évolution des besoins, la révision de certains cours en ligne qui n'engagent pas suffisamment l'audience ou encore la correction d'éventuels bugs techniques.

Développer un programme de formations en e-learning et acquérir les outils techniques nécessaires à sa préparation et à son déploiement : des missions indispensables à l'heure de l'avènement des modes de travail hybrides, de la mutation des métiers et de l'émergence de nouvelles attentes de la part des collaborateurs. Les enjeux et les défis sont de taille. Il est donc indispensable d'aborder son projet avec méthode d'une part et, d'autre part, de prendre suffisamment de temps pour réaliser les choix les plus pertinents, en matière de pédagogie et d'outils.