La digital workplace, réponse aux enjeux du travail hybride

Si l’essor de la digital workplace est à relier aux conséquences durables de la crise sanitaire (avènement du télétravail et du travail hybride), le terme est apparu au début des années 2000. On le doit à Paul Miller, fondateur de Digital Workplace Group et auteur d’un ouvrage de référence sur le sujet : The Digital Workplace – How Technology is Liberating Work (“La digital workplace - Comment la technologie libère le travail”). 

Les caractéristiques de la digital workplace ? Elle repousse la barrière physique du bureau, tout en apportant une flexibilité de travail potentiellement sans limite. Cette flexibilité fait l’objet d’une demande croissante de la part des salariés. Une enquête OpinionWay réalisée pour Slack en novembre 2022 révèle ainsi que 55 % des collaborateurs souhaitent des conditions de travail plus flexibles en termes de lieux. Ils sont également 64 % à attendre plus de flexibilité en termes d’horaires de travail. Rise Up vous éclaire sur le concept de la digital workplace et vous dévoile tous ses avantages.   

Qu’est-ce qu’une digital workplace ?

Digital workplace : définition

Une digital workplace regroupe tout ce dont un collaborateur a besoin pour travailler sans avoir à se déplacer. Il s’agit donc d’un espace de travail numérique où se trouvent les informations et des fonctionnalités utiles pour mener ses missions et effectuer ses tâches quotidiennes. Au sein de cet environnement, le salarié communique aisément avec ses collègues, partage des ressources et collabore sur des projets et des activités.   

Au fur et à mesure des progrès technologiques et de la transformation des pratiques, la définition de la digital workplace évolue. À l’heure actuelle, on parle également de QG numérique. L’objectif de cet espace de travail centralisé est de réunir les équipes distantes et hybrides pour leur permettre de travailler ensemble de manière fluide.

La finalité n’est pas seulement de rendre possible le travail à distance mais bien d’améliorer la communication et la collaboration en brisant les silos, en automatisant certaines tâches répétitives et, bien sûr, en libérant les contraintes de lieux et de temps. En arrière-plan, il y a donc évidemment un objectif de hausse de productivité et de performance. 

Quels sont les outils d’une digital workplace ?

La digital workplace regroupe un ensemble d’outils destinés à faciliter et optimiser le travail en mode hybride. Le périmètre est plus ou moins large selon les choix de l’entreprise mais, dans tous les cas, il va au-delà des outils collaboratifs généralistes. L’idée est bien d’agréger et de fédérer les diverses sources d’informations ainsi que les applications d’une organisation au sein d’un environnement numérique unique. Une bonne digital workplace prend en compte les retours et ressentis des salariés afin d’offrir la meilleure expérience utilisateur possible.

Les collaborateurs doivent être parfaitement à l’aise avec leur espace de travail numérique pour en tirer tous les bénéfices et collaborer efficacement avec leurs collègues.

La digital workplace peut ainsi regrouper :

• des outils de gestion de projet ,
• une messagerie instantanée et collaborative, 
• une solution de visioconférence ;
• un outil de gestion documentaire (stockage, partage et coédition de fichiers à plusieurs) ;
• l’intranet ;
• le réseau social d’entreprise ;
• un moteur de recherches ;
• une suite bureautique ;
• les applications RH ;
• une ou plusieurs applications métiers.

Les fonctionnalités d’une plateforme commune de travail digitale couvrent trois champs essentiels : 

• la gestion des contenus et des connaissances ;

• la communication et le networking d’entreprise ;

• le travail collaboratif.

À noter également que le digital workplace doit être accessible en mobilité, donc via son smartphone.

Quels sont les enjeux liés à la mise en place d’une digitale workplace ? 

Les modes de travail évoluent à la fois vers plus de distanciel, plus d’interactions et plus d’agilité. Les attentes des salariés changent : “flexibilité” est le maître-mot à l’heure actuelle, nous l’avons vu. La digital workplace s’insère dans ce contexte, où se mêlent travail hybride et travail collaboratif, dans un environnement professionnel mouvant. L’enjeu est de booster l’innovation et la créativité mais aussi la productivité, la capacité à résoudre les problèmes et à s’adapter au changement. 

Par ailleurs, l’avènement des espaces de travail numériques fait émerger de nouvelles problématiques, notamment en termes de traitement et de sécurisation des données mais aussi de risques technologiques. 

Autre élément important à prendre en compte : la formation des salariés. L’intérêt d’une digital workplace est de fédérer ses utilisateurs pour faire fructifier les échanges, les projets et accélérer le travail. Elle ne peut fonctionner que si le salarié l’utilise sans effort, de manière naturelle ; autrement dit, s’il fait preuve d’un réel engagement. Pour certains, peu habitués à travailler constamment via le numérique, ou frileux face à ce nouveau mode de fonctionnement, cela s’avère difficile. Des dispositifs de formation adéquats s’avèrent donc nécessaires. 

Dernier point : l’utilisation d’un environnement numérique de travail pertinent constitue l’un des premiers leviers de fidélisation des salariés. Plus de flexibilité, une communication de plus grande qualité, une meilleure collaboration : les bénéfices de la digital workplace séduisent les collaborateurs. L’existence d’une digital workplace performante, prenant notamment en compte les usages, la technologie et les enjeux métiers, constitue donc un sérieux atout dans sa stratégie marque employeur. 

Quels sont les avantages d’une digital workplace ?

Augmentation de la productivité

Travailler dans un environnement numérique centralisé conduit à une augmentation de la productivité, pour plusieurs raisons. En premier lieu, les échanges ont de plus en plus lieu en temps réel via les fonctionnalités de chats, de visioconférences ou encore les canaux de discussion.

Le poids des e-mails, dont le traitement est souvent chronophage et casse le rythme de travail, diminue en conséquence. La charge mentale s’allège également car les éventuels problèmes ou frictions peuvent se régler instantanément ou presque, évitant une accumulation génératrice de stress.

Autre facteur d’amélioration de la productivité en entreprise introduit par la digital workplace : la simplification de certaines tâches. Résultat : un gain de temps notable, qui sera mis à profit pour réaliser des activités à plus forte valeur ajoutée. Organiser rendez-vous et réunions via l’agenda partagé, travailler à plusieurs sur un document accessible par tous et à tout moment sur le cloud : deux exemples concrets et récurrents d’accélération du travail. 

Amélioration de l’expérience collaborateur et du bien-être au travail

L'écueil habituellement perçu autour du télétravail et du digital ? L’isolement du salarié. La digital workplace va à l’encontre de cela : elle propose une socialisation du numérique et une proximité entre collègues en levant les obstacles à la communication.

Les fonctionnalités mises en place libèrent les échanges et les interactions transversales (entre personnes de différents départements par exemple) ; elles favorisent l’émergence d’idées, l’avancement des projets tout en réduisant le stress des salariés. En cela, la digital workplace est vectrice de bien-être au travail et accroît l’engagement des collaborateurs.

Fluidifier et élargir la communication signifient aussi, pour les managers et les RH, être plus facilement au contact des salariés, donc de détecter rapidement une baisse de motivation ou tout autre problème touchant un employé.

Par ailleurs, la digital workplace est en phase avec les attentes des salariés, notamment en termes de flexibilité et d’utilisation de méthodes agiles. L’épanouissement professionnel n’en est que meilleur. 

Enfin, la digital workplace permet de diffuser une culture d’entreprise tournée vers le travail collaboratif, le partage d’expertises et la transversalité, ce qui renvoie également à une valorisation de la diversité et de l’inclusion. On touche là aussi à des facteurs qui favorisent le bien-être en entreprise. 

Centralisation des outils

Les digital workplaces les plus performantes rassemblent les solutions, applications et outils utilisés par l’entreprise au même endroit. Le salarié ne se disperse plus en passant d’un onglet à un autre et/ou d’un environnement à un autre : tout ce qui lui faut est à portée de main dans son espace de travail numérique. Sa concentration reste donc optimale et son travail efficace de bout en bout. La centralisation des outils constitue donc un véritable atout.

La formation professionnelle a d’ailleurs toute sa place dans ce cadre de travail. Avec le learning in the flow of work (apprentissage dans le flux de travail), la montée en compétences s’insère dans le rythme d’activité du salarié. C’est d’ailleurs pour cela que Rise Up a développé une application qui s’intègre dans Microsoft Teams.

Intégration de Rise Up dans Microsoft Teams

Se former sans quitter un seul instant son environnement de travail, ancrer la formation dans le quotidien et les réflexes des salariés : telles sont les raisons d’être de l’application Rise Up pour Microsoft Teams. Les obstacles et le temps perdu à passer d’un espace de travail à un espace de formation disparaissent au profit d’un apprentissage fluide, par petites touches, au gré des besoins des collaborateurs. 

Les managers ont tout à y gagner également : d’un simple clic, ils accèdent à un état des lieux des formations suivies par leur équipe et visualisent leur progression. En outre, l’ancrage de la formation dans une plateforme collaborative comme Teams permet d’optimiser l’apprentissage car un lien s’établit avec le social learning (apprentissage entre pairs). Concrètement, les collaborateurs peuvent par exemple entamer une discussion autour des contenus consultés.  

Accessibilité de la connaissance

Autre force de la digital workplace : réunir en un même lieu, accessible par tous, les ressources informationnelles. Celles-ci, habituellement dispersées entre divers supports et sources (e-mails, clés USB, fichiers enregistrés sur ordinateur, documents papier…) sont regroupées dans un environnement numérique unique. À la clé : une meilleure exploitation des ressources, une plus grande rapidité à accéder aux contenus recherchés, bref, une gestion des connaissances simplifiée et optimisée. 

En outre, ces informations, disponibles à tout moment et ouvertes à l’ensemble des collaborateurs, sont facilement partagées et enrichies. Le stockage sur le cloud apporte le support nécessaire alors que les outils collaboratifs conduisent à mieux diffuser les savoirs. Les connaissances n’ont plus de limites ! Elles prennent également plusieurs formes : au-delà d’informations classiques sur l’activité des différents départements par exemple ou les projets, elles englobent les retours d’expérience, les bonnes pratiques ou encore les savoir-faire.

En conséquence, la qualité du travail s'accroît et les collaborateurs renforcent en permanence leurs compétences.