Comment créer une formation en e-learning ?

Créer une formation e-learning : un passage obligé pour les organismes de formation mais aussi pour les entreprises proposant leurs propres contenus d'apprentissage aux collaborateurs. Depuis quelques années, l'e-learning fait partie intégrante du paysage de la formation professionnelle. Le distanciel ne cesse de progresser dans les dispositifs offerts aux salariés, ces derniers plébiscitant la flexibilité et l'autonomie qu'il engendre. La formation à distance ne cesse également de s'améliorer, s'appuyant sur une diversité de méthodes pédagogiques à la fois engageantes et complémentaires. 

L'apprentissage à distance a pour corollaire la montée en puissance des plateformes LMS. Support technique idéal pour le déploiement des parcours de formation en ligne, le LMS apporte une solution simple à une problématique qui ne l'est pourtant pas : concevoir une formation en e-learning efficace.

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Créer une plateforme e-learning : les étapes 

Comprendre les enjeux et les attentes des différentes parties prenantes de l’entreprise

Avant de créer concrètement une formation e-learning, il est capital de mener un travail de réflexion et d'analyse. Cette étape consiste à étudier les enjeux et les attentes des différents acteurs de la formation au sein de l'organisation. Si les équipes RH et la direction jouent un rôle central dans la conception d'un programme e-learning, ils ne mèneront leur mission efficacement que s'ils intègrent les besoins des premiers concernés : les collaborateurs. S'entretenir directement avec eux ainsi qu'avec leur manager, exploiter les entretiens annuels : des actions indispensables pour déterminer les contenus de formation à développer. 

In fine, il s'agit d'associer deux objectifs : répondre aux attentes individuelles des apprenants tout en s'alignant sur les objectifs stratégiques de l'entreprise. Un dispositif e-learning pertinent repose nécessairement sur ces piliers.

À partir de là émergeront les solutions à envisager : un programme intégralement en e-learning ou une formule hybride, mixant présentiel et distanciel ; de même, les priorités en termes de compétences à combler apparaîtront naturellement. 

Évaluer le niveau des collaborateurs

Créer une formation e-learning adéquate signifie non seulement cibler la bonne compétence mais aussi s'ajuster au niveau réel des collaborateurs. Un apprenant qui ne comprend pas les notions qu'on lui enseigne ou qui, au contraire, a le sentiment de ne rien apprendre en parcourant son module e-learning, perdra son temps et abandonnera la formation. Une évidence qu'il est facile de mettre de côté. Pour orienter correctement le contenu de formation, il est indispensable de faire passer un test d'évaluation et/ou de planifier un entretien individuel avec les collaborateurs. Plus largement, le formateur doit avoir le réflexe de se mettre à la place de l'apprenant lorsqu'il conçoit ses cours. Une posture qui l'aidera à développer des modules motivants et engageants. 

Concevoir un module de formation e-learning ?

Déterminer les objectifs du module de formation

Au terme de ce travail préalable, les composantes du parcours de formation deviennent plus claires : la compétence visée est définie, de même que le degré de maîtrise initial des collaborateurs sur le sujet. Reste maintenant à produire concrètement le contenu de formation, à déterminer la ou les méthodes pédagogiques employées et à séquencer l'apprentissage. Pour cela, il convient de créer des modules qui s'enchaîneront de manière cohérente jusqu'à l'acquisition complète de la compétence. 

Le fil rouge d'une telle mission : l'objectif pédagogique assigné à chaque module de formation ainsi que l'objectif global du parcours. Par exemple, une formation sécurité inclut nécessairement une grande partie pratique, avec une succession de simulations dans des conditions proches du réel, entrecoupées de contenus théoriques relatifs aux obligations légales de l'entreprise en la matière. Ici, c'est certainement le blended learning qui sera privilégié, avec des mises en situation sur le terrain associées à des cours en distanciel. Autre angle d'approche pour créer une formation e-learning : le périmètre du dispositif. Un renforcement des compétences dans un domaine déjà bien maîtrisé par l'apprenant implique une formation moins "lourde" que l'acquisition d'une nouvelle compétence. De plus, les modalités d'apprentissage ne seront pas forcément les mêmes. 

Quelles sont les compétences que l’apprenant devra maîtriser à l’issue de son parcours de formation ? La définition des objectifs de la formation doit naturellement s’appuyer sur les besoins précédemment recensés, mais aussi sur une méthodologie rigoureuse. Le recours à la méthode SMART, notamment, peut aider à définir les enjeux pertinents pour une offre de formation. Ce canevas oblige en effet le responsable de la formation à formuler des objectifs qui sont à la fois :

• Spécifiques : identifier des processus et notions bien particulières à maîtriser par l’apprenant, plutôt qu’une compétence générale et un peu vague.
  
  
• Mesurables : prévoir les modalités d’évaluation pour chaque compétence (exercice noté, quiz, auto-évaluation de la formation par l’apprenant…).

• Ambitieux : aller au-delà des besoins identifiés par les apprenants pour approfondir chaque thème et en couvrir tous les aspects.

• Réalistes : intégrer malgré tout la réalité du poste de travail de l’apprenant, pour ne pas lui imposer des modules qui ne lui serviront jamais.

• Temporels : fixer une date butoir à laquelle les collaborateurs devront avoir terminé leur e-formation. L’entreprise peut éventuellement envisager de fixer des dates intermédiaires (par exemple, atteindre les 25 %, 50 % et 75 % de la formation avant telles dates).

Choisir les outils adaptés à la formation, en particulier un logiciel e-learning de type LMS

Concrétiser son projet e-learning suppose l'acquisition d'outils spécifiques. Investir dans un Learning Management System (LMS) performant est à ce titre indispensable. Ce type de plateforme offre les fonctionnalités nécessaires pour créer une formation e-learning efficace et personnalisée. Ce n'est pas son seul point fort : le LMS constitue en effet un support technique idéal pour piloter l'ensemble du dispositif de formation, qu'il soit exclusivement en distanciel ou en blended learning (pour rappel, le blended learning fait référence à un parcours de formation mêlant sessions présentielles et apprentissage à distance). Les collaborateurs, de leur côté, suivent leur formation directement sur la plateforme. Autre catégorie d'utilisateurs : les formateurs, qui ont la possibilité de concevoir le contenu de formation grâce à un outil auteur intégré au LMS. 

En complément du LMS, il est judicieux de prévoir d'autres types d'outils, en particulier :

• Des outils collaboratifs, destinés à faciliter la communication entre les utilisateurs, les exercices en groupe et les échanges entre formateur et apprenants.
• Des outils de création visuelle, pour dynamiser les contenus pédagogiques.
• Des outils de gamification, afin d'ajouter de l'interactivité et de challenger les collaborateurs.

Les ingénieurs pédagogiques et concepteurs de formation entrent désormais concrètement dans le processus de création. Premier travail : élaborer un scénario. Objectif : utiliser le storytelling afin de capter l'attention de l'apprenant et de retenir ce dernier jusqu'à la fin de son parcours de formation. L'"embarquer" dans une histoire suscite sa curiosité et renforce son implication.

Deuxième étape : faire en sorte de mixer les sessions synchrones (exemple : classe virtuelle) et asynchrones (exemple : modules vidéos à suivre en autonomie). Troisième mission : utiliser une palette de modalités pédagogiques pour donner du rythme et proposer des approches complémentaires.

Accompagner les apprenants

Créer une formation e-learning qui répondra aux attentes des salariés ne s'arrête pas à la conception puis à la mise à disposition des contenus pédagogiques. L'accompagnement des apprenants est primordial pour le succès du parcours de formation. Une fois de plus, un logiciel e-learning de type LMS se révèle d'une aide précieuse pour assurer le suivi et l'encadrement des collaborateurs. Envoi de notifications et de rappels automatiques, présence d'un coach virtuel, recueil de feedbacks via des sondages, analyse de la progression des utilisateurs grâce à la remontée automatique de statistiques : autant de leviers à activer par les équipes formation. 

D'autres solutions existent pour compléter ces actions : organiser des sessions de questions - réponses en live, ouvrir un espace de discussion sur les réseaux sociaux ou encore créer une adresse email dédiée à la formation.

Tester la formation en amont sur la plateforme e-learning

Dernier volet à ne pas négliger lors de la mise en place d'une formation e-learning : la phase de tests. Avant de mettre les modules à disposition de l'ensemble des apprenants, il est impératif de recueillir les avis et analyses d'un panel de collaborateurs. Leur motivation est-elle restée intacte jusqu'au terme de la formation ? Ont-ils noté certains éléments manquants ou peu clairs dans les contenus ? Sont-ils satisfaits des modalités pédagogiques employées ? Leur engagement a-t-il été total et la formation jugée utile au regard de leurs problématiques professionnelles ? Les réponses à ces questions sont forcément éclairantes. Peut-être des ajustements s'avèreront-ils nécessaires. 

De même, cette étape de test permettra de détecter (et de réparer) d'éventuels bugs. Une fois la formation prête, il suffit de la mettre en ligne sur la plateforme e-learning puis de communiquer auprès des collaborateurs ciblés. 

Analyser l’efficacité du plan de formation

Tout plan de formation doit être associé à des indicateurs de performance : taux de participation des collaborateurs, taux de rétention en fin de formation, taux de réussite aux évaluations… Il existe cependant plusieurs manières de vérifier la bonne acquisition des connaissances :

• L’évaluation « à chaud » est réalisée dans le temps de la formation, le plus souvent en fin de session.
• L’évaluation « à froid » peut être effectuée jusqu’à plusieurs semaines après la date de la formation. Elle permet de déterminer si l’apprenant a bien acquis durablement les compétences concernées.

Un LMS a la capacité de générer des tableaux de bord intégrant différents indicateurs clés de performance (KPI) à partir des données d’utilisation des collaborateurs. Ces informations s’avèrent précieuses pour mieux comprendre les habitudes et les préférences des apprenants.

Grâce à ces données précieuses, le formateur peut ainsi analyser les modules pédagogiques qui ont le mieux fonctionné. Il peut également, par le biais de feedbacks et sondages, les parties de sa formation que les collaborateurs ont préféré, ceux qu’ils ont moins appréciés… Cela lui permettra par la suite de corriger les modules qui le nécessitent afin d’optimiser sa formation sur le long terme. 

Les formations en e-learning et en blended learning répondent aux enjeux et aux contraintes du monde professionnel contemporain. Pour un impact optimal, elles doivent cependant faire l’objet d’une préparation minutieuse et d’une réflexion préalable.

Comment mettre en place une formation en e-learning ?

Retour sur expérience des apprenants

Si le processus de création proprement dit est terminé, une autre étape s'ouvre : celle de l'analyse des résultats et des remontées des apprenants. S'appuyer sur les retours d'expérience pour améliorer la qualité des contenus de formation : une bonne pratique qu'il est vivement recommandé d'adopter. 

Proposer de répondre à un sondage anonyme en fin de formation, interroger les managers et les apprenants quelques semaines plus tard, pour vérifier la mise en pratique de leurs nouvelles compétences : deux actions importantes à mener.  

Par ailleurs, les LMS agrègent un grand nombre de données au fur et à mesure de la progression des collaborateurs dans la formation. Pour en tirer parti, les équipes formation définissent en quelques clics des KPI, qui donnent lieu à des rapports personnalisés. Taux de complétion, taux de réussite, durée nécessaire pour terminer la formation, etc. : des indicateurs clés à prendre en compte dans l'analyse.

Comment créer une formation en e-learning gratuite ?

Créer une formation e-learning gratuite est tout à fait possible. Les outils de création se multiplient. À la portée de tous, ils permettent de concevoir des formations à distance de qualité professionnelle. Certains d'entre eux proposent un abonnement gratuit, suffisant pour concevoir des modules de formation attractifs. 

Des logiciels comme Powtoon et Canva permettent de réaliser des designs impactants, des présentations animées ou encore des vidéos interactives. Autre outil à privilégier : iSpring, une véritable boîte à outils dans laquelle le formateur "pioche" pour créer des supports pédagogiques interactifs.